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机要文件档案管理中的RFID技术如何运用
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  在许多行业越来越多的人工操作工作越来越少,特别对于库房档案、抵质押物品、印鉴卡等会计凭证数量较大,每次盘库或出入库,要耗费大量人力和时间且出错的风险较大。今日上海营信小编为大家介绍把RFID技术和数字档案馆建设与档案实体的科学管理结合在一起,实现一种科学高效,高度现代化管理的档案馆建设新模式已经成为可能。下面我们一起来详细了解看看吧。


机要文件档案管理中的RFID技术如何运用


  一、RFID技术机要档案文件管理设计理念


  利用RFID识别技术结合工控技术及无线通信技术,随时自动识别文件柜里所存放的文件个数,并能自动识读出每个网点的档案个数及明细,做到高效、准确盘点;利用工作流技术,对档案出库申请进行流程化审批及出库的自动化流转;出库时自动识别出库档案,对未授权出库档案进行实时预警。


RFID档案管理

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  ①入馆


  新的档案入库前,首先要根据档案的类别、年份和密级等相关信息对新建档案进行编目,并通过终端管理器写入RFID标签,生成的电子标签数据被传送到中心数据库里以备系统其他模块调用。


  入库时,档案管理信息系统的储位管理子系统发出入馆指令,然后读取要入馆的档案盒信息,然后储位自动识别模块与档案自动识别模块进行档案盒信息匹配,匹配后由储位自动识别模块分配该档案盒的存放储位,确认无误后,管理员发出入馆确认信息,确认信息通过计算机总线传递至该档案架,储位指示点亮起,管理人员将档案盒放至指示点所指示的储位,按下储位上的确认按钮,指示灯熄灭,确认信号反馈回管理系统,入馆结束。全部档案入库完毕后,在查询管理子系统中可对已入馆的档案信息进行查询,从而实现对档案的可视化、动态化管理。


  ②盘点


  由于RFID的使用,盘点档案变成一项简单快速的工作:由档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令,RFID读写器立即完成对档案的相关信息以及相应的储位信息的收集,并自动返回所收集的信息与中心数据库中的数据进行核对。如对于不能匹配的信息,由管理人员持手持式阅读器进行现场核对,修改系统信息或现场信息,从而完成档案盘点。


  ③ 查询


  在查询相关档案时,管理员首先通过查询管理子系统查阅档案的编目号,系统将根据编目号提取中心数据库里所储存的数据信息,核对无误后发出出库指令,储位管理子系统中的档案自动识别模块将根据编目号映射其储位编号,找到该档案所存放的物理位置。管理员发出出库指令,储位指示灯亮起。当档案经过出库口时,出库口的RFID阅读器将读取档案信息反馈给管理系统,管理人员再次确认所查档案与所出库档案一致后确定出库。此时,系统将记录下档案的出库时间信息。如若反馈信息与查询信息不一致,监控模块将向警报模块发出异常警报。


  ④ 安全管理


  安全管理子系统可实现对档案馆现场的实时监控与异常警报功能,以防止档案被毁、被盗等。


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  我们发现档案基本上使用手动方法来计算档案数据,这很容易导致文件丢失和数据混乱。上海营信档案馆使用RFID条形码技术作为实现此目的的识别方法。特征。 RFID技术包括新兴的识别,物料跟踪,生产自动化控制,仓库管理,铁路车辆和货运集装箱识别等。随着RFID技术的日趋成熟,将RFID应用于文件管理具有参考和可行性。有兴趣的读者和朋友可以与我们联系以获取更多应用程序。

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