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RFID档案管理方案
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   上海营信公司利用RFID技术进行档案管理是按照档案资料日常的存储、查询、借阅、归还、防盗等具体业务,对档案流通进行动态的管理,系统通过RFID作为信息载体,对每个档案流通的每个环节进行数据采集和监控,实现档案业务办理的自动化,从而取代传统的纸质工作流程。下面小编为大家详细解释一下。


RFID档案管理方案

相关解决方案:RFID档案管理


    一、RFID档案管理方案系统工作流程


    1.1  档案入馆


    (1) 接收整理处工作人员接收档案后,将档案信息录入系统,录入的数据包括:档案类别、档案名称、档案编号、档案密级、入库时间、保存期限、档案内容摘要等。通过RFID电子标签打印机打印出一张电子标签,同时将档案信息写入电子标签芯片中。电子标签粘贴至档案盒表面,标签外表印有档案名称、编号、类别、密级等基本信息。


    (2) 粘贴好电子标签的档案送至保管处进行存放。存放前,保管处工作人员通过RFID读卡器对档案电子标签进行扫描,登记入库时间并设置具体的存放位置,从而在系统中建立档案的入库记录。


    1.2  档案借阅


    (1) 借阅申请


    在利用大厅安装自助档案信息查询机,借阅人可以查询出所需借阅档案的信息,并通过查询机打印出借阅小票,小票上打印所需借阅档案信息(名称和编码),同时,小票上也印有业务办理的顺序号,即查询机也具有业务办理自动排号的功能。


    (2) 借阅登记


    借阅人出示相关证件和借阅小票,利用大厅操作员登记所需借阅的档案和借阅人的信息,确定后提交借阅申请记录;对于某些必须要领导审批的档案,档案馆领导可以通过软件进行在线审批,审批后借阅审计记录生效。


    (3) 档案查找


    每层楼保管处工作人员电脑上安装档案流通管理子系统,一旦有新的借阅申请,系统会自动将记录显示在计算机屏幕上。显示的信息包括:档案名称、档案编号、存放位置等,工作人员按照申请记录进行档案查找。


    查找完成后,工作人员必须通过读卡器对电子标签进行扫描,完成档案出库登记,系统中记录档案出库时间、出库档案编号。


    1.3  档案借出


    保管处工作人员将档案移交给利用大厅工作人员,档案交给用户前,必须在系统中进行电子标签扫描登记,记录借出时间和档案编号。


    1.4  档案归还


    (1) 用户完成档案查阅后归还档案,工作人员扫描档案电子标签,登记归还时间和档案编号,完成归还登记。若用户超过指定的查阅时间,系统会自动提醒;。


    (2) 保管处工作人员将档案放回指定存放地点前,要进行电子标签扫描登记,登记入库时间,完成登记后,档案变成入库状态。


    1.5  档案盘点管理


    采用RFID技术进行档案资料的盘点,使得原来沉重繁琐的档案盘点工作变成一项简单快速的工作。档案管理系统发出盘点指令,库房管理终端发送盘点指令到移动终端,库房管理员根据移动终端上的提示,读取档案格和存放的档案的的标签信息,完成一个档案格的盘点操作,依次进行直到完成所有档案的盘点操作。


    二、RFID档案管理方案项目建设特点


    2.1  先进的RFID技术


    本系统采用当前最先进的RFID技术进行构建。RFID具有读取方便快捷、高速识别、批量识别、穿透性强、数据容量大、使用寿命长、安全性高等众多优点,是物联网行业的核心技术,是未来的发展方向和趋势。


    2.2 组件式软件系统


    软件系统架构采用模块化组件式结构进行搭建,提高系统的可扩展性和可剪裁性。可以提供高弹性的业务扩充需求和精简的业务需求。提高软件系统的应用范围,同时满足大小客户的不同应用需求。


    2.3 系统级联部署


    系统使用独立的目录服务器,根据该服务器的数据,可以把各自独立的档案系统进行组合级联,形成一套国家级的档案系统。实现整个系统内数据和档案的一体化查询。


    2.4 高安全档案管理


    本系统提供高安全的档案管理。在系统中综合运用高级门禁系统(多卡开门模式、N+1卡模式等)、视频监控联动、环境监控、红外区域防护技术以及先进的RFID技术实现对档案的保存和存取的多重防护,确保档案的存储和进出安全。对于更高安全级别的档案可以设置机密库房,实现更高的访问安全控制。


    2.5 高效的档案存取


    在精确的档案定位基础上,基于RFID的技术优势(高识别速度、穿透性识别等),可以实现批量档案的存取。在进出档案库时,实现堆垛扫描,极大的提高档案的存取效率。

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    看过上述的介绍,上海营信公司利用RFID技术极大地增强了管理者对库区存储物品的信息收集、交换与跟踪能力。管理者无需打开档案盒,只需将粘有RFID标签的档案盒在阅读器前经过,就可以读取芯片中存储的数据。感兴趣的读者朋友欢迎您的咨询!


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